Coraz więcej osób nie chce już pracować na etacie, woli założyć własną działalność i samemu być sobie szefem. Wiąże się to jednak z wieloma formalnościami, których należy dopełnić na samym starcie. Warto wcześniej wszystko to zaplanować i przygotować. Jak więc zarejestrować firmę?
Wpis do centralnej ewidencji
Na wstępie niezbędna jest rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wiąże się to ze złożeniem specjalnego wniosku, za pomocą którego załatwia się kilka formalności. Formularz CEIDG-1 skutkuje wpisem lub zmianą wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Oprócz tego rejestracja wiąże się ze zgłoszeniem płatnika do ZUS i do Urzędu Skarbowego (NIP). We wniosku należy podać takie informacje jak nazwa firmy, adres siedziby, data rozpoczęcia funkcjonowania firmy. Konieczne jest również określenie przedmiotu działalności poprzez odpowiednie kody PKD — tę klasyfikację można później rozszerzyć. Rejestracja w CEIDG jest bezpłatna i załatwia większość formalności związanych z zakładaniem działalności gospodarczej. Wniosek składa się przez internet na dedykowanej platformie, wystarczy posiadać profil zaufany lub podpis elektroniczny.
Rachunek bankowy dla firmy
Prowadząc firmę, niezbędne jest założenie rachunku bankowego. Chociaż takiego obowiązku nie ma, w wielu przypadkach ułatwia to prowadzenie przedsiębiorstwa. Za jego pomocą można rozliczać się z klientami, wypłacać wynagrodzenia pracownikom i zlecać przelewy do ZUS czy US. Założenie konta firmowego nie jest skomplikowane, warto jednak wcześniej porównać różne oferty banków i sprawdzić, gdzie opłaca się mieć rachunek. Może okazać się, że niektóre instytucje oferują darmowe przelewy, ale są wysokie opłaty za prowadzenie konta. Do założenia rachunku firmowego niezbędne jest przedstawienie dowodu osobistego, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia o nadaniu nr REGON i NIP. Coraz częściej banki umożliwiają otworzenie konta w pełni zdalnie — nie musisz więc odwiedzać placówki osobiście.
Rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych
Osobny rachunek bankowy pozwala uniknąć mieszania środków prywatnych z firmowymi, co ma znaczenie zwłaszcza przy kontrolach skarbowych. Dzięki temu łatwiej sporządzić pełną dokumentację transakcji oraz uzasadnić każdy wydatek jako koszt uzyskania przychodu. Niektóre banki oferują także integrację konta z programami księgowymi, co automatyzuje import wyciągów i przyspiesza rozliczenia podatkowe.
Księgowość w firmie
Zakładając firmę, należy zastanowić się nad rodzajem księgowości. Może być ona prowadzona na różne sposoby. Niektórzy decydują się samodzielnie prowadzić księgowość, inni zatrudniają księgowego na etacie. Można jeszcze nawiązać współpracę z biurem księgowym, wiele z nich ma teraz w ofercie również księgowość internetową, która jest bardzo wygodna dla obu stron. Dla mikroprzedsiębiorców dostępna jest uproszczona księga przychodów i rozchodów, zaś większe podmioty często przechodzą na pełną księgowość już po przekroczeniu określonych progów przychodów.
Wybór formy opodatkowania
Oprócz decyzji o sposobie prowadzenia ksiąg musisz wybrać formę opodatkowania. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej dostępne są podatek liniowy (19%), skala podatkowa (17% i 32%) oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór należy zgłosić we wniosku CEIDG-1 lub w późniejszym terminie, najdalej do końca stycznia pierwszego roku podatkowego. Każda forma ma swoje zalety i wady — opłaca się skonsultować to z doradcą podatkowym lub księgowym już przed rejestracją.
Zamówienie pieczątki firmowej
Pieczątka firmowa nie jest wymagana, jednak w wielu przypadkach ułatwia funkcjonowanie firmy. Na takiej pieczątce wytłoczone są takie dane jak nazwa firmy, siedziba firmy, numer NIP i REGON, a także numer telefonu. Warto zamówić od razu kilka egzemplarzy — jeden zostanie w biurze, drugi możesz mieć przy sobie podczas spotkań, trzeci stanowi rezerwę na wypadek zgubienia. Pieczątka przyspiesza podpisywanie umów, rachunków czy dokumentów księgowych, dlatego choć nie jest obowiązkowa, to w praktyce rzadko kto z niej rezygnuje.
Logo i strona internetowa firmy
W obecnych czasach posiadanie strony internetowej jest właściwie niezbędne, by wyróżnić się na tle konkurencji i zaprezentować swoją ofertę w sieci. Warto więc zadbać o identyfikację wizualną działalności i stworzenie strony www, na której prezentowane będą informacje odnośnie funkcjonowania firmy, oferty, pojawiających się promocji itp. Dzięki temu można również przyciągnąć potencjalnych klientów, jednak należy zadbać o profesjonalne pozycjonowanie strony internetowej. Witryna powinna być responsywna, czyli dostosowana do smartfonów i tabletów — coraz więcej osób szuka usług i produktów właśnie z urządzeń mobilnych. Nie zapomnij o podstawach SEO: unikalnych opisach produktów, poprawnie skonstruowanych nagłówkach oraz czasie ładowania nie dłuższym niż trzy sekundy.
Identyfikacja wizualna i spójność marki
Logo to element, który będzie towarzyszył Twojej firmie na każdym etapie komunikacji — od wizytówek po profile w mediach społecznościowych. Dlatego warto zlecić jego projektowanie specjaliście, który stworzy koncepcję spójną z charakterem działalności. Do logo dobrze dobrać paletę barw, kroje czcionek i zasady stosowania znaków graficznych w różnych formatach. Taka książka znaku (brand book) zapewni profesjonalny wizerunek i ułatwi współpracę z grafikami, drukarniami czy agencjami marketingowymi w przyszłości.
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
Po zarejestrowaniu działalności zastanów się nad ubezpieczeniem OC. W niektórych branżach jest ono wymagane przepisami (np. dla doradców podatkowych, pośredników ubezpieczeniowych), w innych — dobrowolne, lecz wysoce zalecane. Ubezpieczenie chroni Twój majątek prywatny przed skutkami błędów popełnionych w ramach działalności gospodarczej. Koszt polisy zależy od sumy gwarancyjnej, rodzaju wykonywanej pracy i historii szkód, ale zazwyczaj mieści się w przedziale kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie.
Zakup kasy fiskalnej (jeśli dotyczy)
Nie każdy przedsiębiorca musi posiadać kasę fiskalną od pierwszego dnia działalności. Obowiązek pojawia się dopiero po przekroczeniu określonego limitu przychodów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Istnieją także branże zwolnione z kasy fiskalnej oraz takie, w których kasa jest wymagana od początku. Przed zakupem sprawdź aktualny wykaz zwolnień na stronie Ministerstwa Finansów. Jeśli już musisz kupić kasę, pamiętaj że można starać się o zwrot części kosztów w ramach ulgi na zakup pierwszej kasy — zwrot wynosi 90% ceny, maksymalnie do 700 zł.
Zgłoszenie do inspekcji pracy i sanepidu
W zależności od profilu działalności może być konieczne zgłoszenie zakładu pracy do Państwowej Inspekcji Pracy lub uzyskanie decyzji od sanepidu. Dotyczy to zwłaszcza firm zatrudniających pracowników lub świadczących usługi wymagające szczególnych warunków higienicznych (np. gastronomia, zakłady fryzjerskie, gabinety kosmetyczne). Kontrole sanepidu mogą obejmować stan lokalu, wentylację, dostęp do wody czy sposób przechowywania produktów. Warto przygotować się do nich już na etapie adaptacji pomieszczenia.
Przygotowanie regulaminu i wzorów umów
Jeśli planujesz zatrudniać pracowników na podstawie umowy o pracę, potrzebujesz regulaminu pracy (obowiązkowy od 20 pracowników, ale warto go mieć wcześniej) oraz regulaminu wynagradzania. Warto też zadbać o wzory umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło) oraz umów z kontrahentami. Dobrze sporządzone dokumenty uchronią Cię przed sporami i pomogą wyegzekwować należności. Można skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w internecie, lecz bezpieczniej zlecić ich przygotowanie prawnikowi specjalizującemu się w prawie gospodarczym.