Posiadając własną firmę lub planując jej założenie, jedną z podstaw, o której powinno się pamiętać, jest posiadanie kasy fiskalnej. Niektóre branże są zwolnione z tego obowiązku, czasem do momentu uzyskania określonego przychodu, jednak są i takie, które muszą posiadać kasy już od samego początku, a to wiąże się z pewnym wydatkiem. Ile kosztuje kasa fiskalna? Od czego zależy jej cena?
- Obowiązek posiadania kasy fiskalnej
- Cena urządzenia
- Jak oszczędzić przy zakupie
- Na co zwrócić uwagę przy zakupie
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej
Kasy fiskalne są bardzo powszechne w naszym otoczeniu i z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorców, która je posiada. Z racji zmieniających przepisów coraz bardziej kurczy się lista osób zwolnionych z tego obowiązku i dotyczy to przede wszystkim firm, które oferują usługi wyłącznie dla innych przedsiębiorstw czy organizacji, czy branż e-commerce, które dysponują jedynie sprzedażą wysyłkową, a także biznesów, których roczny obrót nie przekracza 20 tys. zł. Cała reszta jest zobowiązana do zakupu i użytkowania kas fiskalnych. Z tego też powodu, prowadząc firmę czy planując jej założenie, należy uwzględnić dodatkowy koszt, jakim jest zakup wymaganego przez prawo sprzętu.
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w szczególnie wrażliwych branżach, takich jak gastronomia, handel detaliczny czy usługi fryzjerskie, muszą posiadać urządzenie rejestrujące od pierwszego dnia sprzedaży. W przeciwnym razie grożą im wysokie kary finansowe, które mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Wymóg ten jest kontrolowany przez organy skarbowe podczas inspekcji i każde uchybienie kończy się mandatem lub postępowaniem administracyjnym.
Cena urządzenia
Koszty mogą być różne, w zależności od tego, jakiego producenta czy model się wybierze oraz jak bardzo będą rozbudowane ich funkcje. Zazwyczaj mówi się tutaj o widełkach między 1 tys. zł netto a kwotą nawet ponad 4 tys. zł. To rzecz jasna tylko ceny samych urządzeń, a trzeba do tego doliczyć jeszcze akcesoria dodatkowe, jak rolki do kasy fiskalnej, wagi, szuflady kasjerskie, pokrowce, ładowarki czy terminale płatnicze.
Do tego dochodzi jeszcze fiskalizacja i serwisowanie, które musi być wykonane cyklicznie przez autoryzowany serwis. Wszystko to może ostatecznie złożyć się na niemały koszt, jednak na całe szczęście, możliwe jest uzyskanie dopłaty do zakupywanego sprzętu. Najprostsze modele, przeznaczone dla małych punktów sprzedaży z niewielką rotacją paragonów, zazwyczaj wystarczają firmom rozpoczynającym działalność gospodarczą i nie wymagają dodatkowych modułów obsługujących magazyn czy programy lojalnościowe.
Droższe urządzenia oferują funkcje dodatkowe, takie jak integracja z systemami księgowymi, możliwość drukowania kodów QR na paragonach, wyświetlacze dotykowe lub zaawansowane raportowanie sprzedaży w czasie rzeczywistym. Dla firm prowadzących intensywną sprzedaż lub obsługujących wiele stanowisk, inwestycja w wyższy segment cenowy szybko się zwraca dzięki oszczędności czasu i mniejszej liczbie błędów operacyjnych.
Jak oszczędzić przy zakupie
Pierwsze wrażenie może być mocno niekorzystne, szczególnie dla przedsiębiorców, którzy dopiero otwierają swój biznes i już na starcie muszą zaopatrzyć się w kasy fiskalne. Na szczęście możliwe jest obniżenie kosztów, na co pozwalają przepisy prawa. W ten sposób można skorzystać z odliczenia od podatku VAT, nawet do 90% wartości urządzenia netto, ale nie więcej niż 700 zł. Należy więc zakupić dany sprzęt, a potem ubiegać się o zwrot kosztów w Urzędzie Skarbowym i prawo to przysługuje każdej firmie.
Zakup taki można także uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności (do 10 tys. zł), co pozwoli na odliczenie od podatku dochodowego i pozwoli na obniżenie opłat dla Urzędu Skarbowego. Warto jednak pamiętać, że prawo do ulgi przysługuje wyłącznie przy pierwszym zakupie urządzenia lub przy rozszerzaniu działalności o nowy punkt sprzedaży, gdzie dotychczas kasa fiskalna nie była używana.
Dodatkowo, przy wyborze pakietu serwisowego oferowanego przez sprzedawcę, można uzyskać korzystniejsze warunki obsługi posprzedażowej, co w dłuższej perspektywie obniża koszty eksploatacji. Niektórzy dostawcy oferują raty bez odsetek albo programy leasingowe, które rozkładają wydatek na kilka miesięcy, co ułatwia planowanie budżetu na początku działalności.
Na co zwrócić uwagę przy zakupie
Cena to nie wszystko, na co powinno się zwracać uwagę, gdy planuje się zakup kasy fiskalnej lub nawet większej ich ilości. Ważne będzie to, od jakiego producenta wybieramy urządzenie, a także gdzie konkretnie je kupujemy. Należy pamiętać, że firmy oferujące kasy fiskalne muszą być sprawdzone i oferować kompleksową pomoc, która nie ogranicza się tylko do sprzedaży, ale i udostępnia cały pakiet usług, od instalacji, przez fiskalizację, wypełnienia dokumentów dla Urzędu Skarbowego, szkolenie z działania kasy, a także serwis.
Należy korzystać tylko z autoryzowanych firm, które posiadają odpowiednie uprawnienia. Warto również sprawdzić opinie innych przedsiębiorców korzystających z danego modelu, zwłaszcza gdy planujesz wybór dla specyficznej branży, takiej jak gastronomia, gdzie tempo obsługi i niezawodność urządzenia mają bezpośredni wpływ na komfort pracy personelu i zadowolenie klientów.
Przy wyborze kasy fiskalnej należy także zwrócić uwagę na łatwość obsługi interfejsu oraz dostępność instrukcji w języku polskim. Niektóre urządzenia wymagają skomplikowanej konfiguracji, co przy braku wsparcia technicznego może stanowić problem. Dodatkowym atutem jest możliwość zdalnego monitorowania stanu kasy, automatycznych aktualizacji oprogramowania oraz dostępu do historii transakcji w chmurze, co usprawnia kontrolę finansową i ułatwia współpracę z biurem rachunkowym.