Nie każdy przedsiębiorca jest stworzony do tego, żeby być księgowym. Czasem wręcz wskazane jest, żeby ktoś inny zajmował się dokumentacją, podczas gdy my będziemy dbać o rozwój firmy i skupimy się na tym, co potrafimy robić najlepiej. Prowadzenie księgowości nie jest łatwym zadaniem, dlatego najlepiej jest powierzyć to specjalistom. Na co zwrócić uwagę wybierając biuro?
Po pierwsze: sprawdzić
Każde rzetelne biuro rachunkowe (jak np. dobry-ksiegowy-krakow.pl), musi posiadać specjalny certyfikat księgowy, jaki nadaje Ministerstwo Finansów. Musimy więc sprawdzić czy dany dokument jest aktualny i rzeczywiście wydany przez MF. Poza tym, obowiązkową kwestią do sprawdzenia pozostaje polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Każde biuro rachunkowe powinno mieć taką gwarancję na wypadek popełnionego błędu. Świadczy to też o profesjonalnym podejściu do klientów, ponieważ OC nie należy do najtańszych. Lepiej wcześniej upewnić się czy dane biuro je ma.
Po drugie: dostępność
Dostępność biura księgowego to niezwykle istotna sprawa. Warto dowiedzieć się w jakich godzinach możemy uzyskać wsparcie księgowych, ale też czy jest szansa wglądu do dokumentów „na już”. Dobre biura księgowe umożliwiają przesyłanie dokumentów zeskanowanych drogą elektroniczną, co jest bardzo przydatne w prowadzeniu firmy. Po pierwsze – zyskujemy czas, a po drugie – nie ponosimy kosztów dojazdu.
Po trzecie: opinia
Zazwyczaj w pierwszej chwili szukamy wszystkiego w Internecie, gdzie nie zawsze opinie są odzwierciedleniem rzeczywistości. Aby sprawdzić, jakie zdanie o wybranym biurze rachunkowym mają inni, warto sięgnąć po referencje od samych klientów. To będzie najlepszy sposób, aby zyskać rzetelne informacje.
Po czwarte: zakres odpowiedzialności
Nie zawsze cena usług idzie w parze z jakością. Najczęściej nawet wcale to nie występuje. Jeśli zdecydujemy się na tańsze biuro rachunkowe (co zupełnie się nie opłaca), musimy liczyć się z tym, że zakres odpowiedzialności księgowych będzie ograniczony. Wybierając firmę, która kusi niską ceną, trzeba być gotowym na to, że np. możemy nie być reprezentowani przed urzędami i będziemy musieli zająć się tym sami, a chyba nie o to chodzi, skoro już decydujemy się na wsparcie biura rachunkowego.
Po piąte: warunki współpracy
To najważniejszy punkt. Kiedy już wszystko sprawdzimy należy skupić się na dokładnym omówieniu warunków współpracy. Istotną kwestią, na którą powinnyśmy zwrócić uwagę, jest doradztwo. Musimy się dowiedzieć, czy biuro je oferuje, czy jest ono w cenie usług, czy możemy liczyć na wsparcie merytoryczne, poza samą obsługą dokumentów naszej firmy. Poza tym, trzeba dopytać jak wygląda informowanie nas o podatkach czy ZUS do zapłaty, z jakim wyprzedzeniem dostaniemy o tym wiadomość, w jaki sposób będziemy musieli przekazywać dokumenty, co się stanie jeśli przekroczymy dany termin itp.
Co po wyborze?
Kiedy już wybraliśmy dobre biuro rachunkowe musimy spisać umowę o świadczeniu usług księgowych, wystawić odpowiednie pełnomocnictwa i przekazać odpowiedniemu urzędowi skarbowemu wniosek CEIDG-1. Ostatnią formalność możemy zrobić osobiście lub pocztą tradycyjną bądź elektroniczną, pamiętając jednak o notarialnym potwierdzeniu podpisu lub tzw. podpisie elektronicznym.
