Zadaniem oprogramowania i systemów IT jest wsparcie biznesu poprzez automatyzację lub optymalizację poszczególnych procesów. Umożliwiają to rozwiązania stworzone z myślą o potrzebach danej firmy, w pełni do niej dopasowane. A jakie są tego korzyści i jak przebiega projektowanie IT?
- Projektowanie IT – zalety i wady
- Analiza potrzeb firmy
- Projektowanie systemu IT
- Wdrożenie i weryfikacja oprogramowania IT
- Rozwój oprogramowania
Korzyści i ograniczenia rozwiązań na zamówienie
Praktycznie w każdej firmie potrzebne jest oprogramowanie komputerowe. W jednej może służyć do prowadzenia księgowości, w innej do sprzedaży online, a jeszcze w innej stanowi główne narzędzie zarządzania skomplikowanymi procesami. Aby system IT był w pełni funkcjonalny i wydajny, musi być dopasowany do specyfiki konkretnego przedsięwzięcia. Dlatego wiele firm korzysta z możliwości stworzenia oprogramowania od podstaw.
Przede wszystkim zapewnia to maksymalne dopasowanie do biznesu, jego potrzeb i możliwości. W razie konieczności modyfikacja takiego oprogramowania jest łatwiejsza niż gotowego systemu, ponieważ zwykle wymaga wprowadzenia tylko kilku poprawek. Korzyścią z punktu widzenia finansowego jest brak dodatkowych kosztów związanych z opłatami licencyjnymi – program należy do ciebie, nie musisz odnawiać abonamentu ani płacić za każdego kolejnego użytkownika. Ale są też wady tego rozwiązania. Na system trzeba poczekać, nie będzie on gotowy na „już”. Koszt realizacji jest wyższy niż zakup gotowego oprogramowania, ponadto konieczny może być nieustanny rozwój systemu, zwłaszcza gdy firma dynamicznie się zmienia.
Jednak patrząc długofalowo, dedykowany program często bardziej się opłaca, ponieważ usprawnia różne obszary biznesu wpływające na jego zyski. Zwrot z inwestycji może nastąpić już w ciągu kilkunastu miesięcy, szczególnie gdy system automatyzuje procesy wcześniej wykonywane ręcznie. A jak przebiega współpraca z firmą informatyczną?
Rozpoznanie wymagań biznesowych
Analiza, projektowanie IT to tylko początkowe etapy, po których następuje implementacja oraz weryfikacja podstawowych założeń. Dlatego praca nad każdym systemem będzie przebiegać nieco inaczej, co warunkuje już jej pierwszy etap, czyli analiza.
W tym kroku specjaliści bacznie przyglądają się przedsiębiorstwu i przebiegającym w nim procesom. Poszukują informacji, co należy usprawniać, w jaki sposób ułatwić codzienną pracę i zredukować powtarzalność. Tylko w ten sposób są w stanie stworzyć maksymalnie funkcjonalne oprogramowanie. Na tym etapie istotne jest również zdefiniowanie priorytetów – nie wszystkie funkcje muszą być gotowe od razu, wiele z nich można dodać w kolejnych fazach rozwoju systemu.
Analiza obejmuje również identyfikację systemów już działających w firmie, z którymi nowe oprogramowanie będzie musiało się zintegrować. Brak kompatybilności może później oznaczać konieczność ręcznego przenoszenia danych, co eliminuje główne zalety automatyzacji.
Tworzenie architektury rozwiązania
Kolejnym etapem jest projektowanie systemu IT. Tworzona jest wstępna wersja systemu, prototyp, na którym będzie można bazować. To „szkielet”, który poddany zostanie jeszcze wielu weryfikacjom, a także sugestiom przedstawicieli firmy. Na tym etapie często powstają mockupy interfejsu użytkownika, mapy przepływu danych oraz diagramy architektury technicznej. Dzięki temu wszyscy zainteresowani mogą zobaczyć, jak system będzie działał, zanim rozpocznie się właściwe kodowanie.
Prototyp pozwala na wczesne wykrycie błędów koncepcyjnych, które w późniejszych fazach byłyby znacznie droższe do naprawienia. Często okazuje się, że to, co wyglądało dobrze na papierze, w rzeczywistości nie sprawdza się w praktyce – użytkownicy mogą mieć inne przyzwyczajenia lub wymagania niż pierwotnie zakładano. Dlatego iteracyjne podejście do projektowania, z wieloma rundami konsultacji, jest znacznie skuteczniejsze niż jednorazowe stworzenie „finalnego” projektu.
Uruchomienie i testowanie w warunkach rzeczywistych
Gdy wstępna wersja oprogramowania jest gotowa, następuje czas na to, aby ją wdrożyć i sprawdzić w praktyce. Na tym etapie cały czas prowadzone są prace nad projektowaniem systemu, z tą różnicą, że poszczególne rozwiązania są od razu weryfikowane.
Co istotne, nad programem pracują nie tylko specjaliści, ale także osoby, które mają z niego korzystać i są w stanie wskazać wszelkie utrudnienia, nieprawidłowości. I to jedna z najważniejszych zalet dedykowanego systemu – jest on dla ludzi, a nie ludzie dla niego. Użytkownicy finalni często zauważają szczegóły, które programistom mogły umknąć, takie jak nieergonomiczne rozmieszczenie przycisków czy zbyt skomplikowany proces zatwierdzania dokumentów.
Wdrożenie zwykle odbywa się etapami – najpierw system działa równolegle ze starymi rozwiązaniami, potem stopniowo przejmuje kolejne obszary. Takie podejście minimalizuje ryzyko i pozwala na szybką reakcję, jeśli pojawią się problemy. W tym okresie zespół IT musi być gotowy na szybkie wprowadzanie poprawek, dlatego sprawdza się metodyka zwinnego zarządzania projektami (Agile), która zakłada krótkie cykle rozwojowe i ciągłe doskonalenie.
Gdy oprogramowanie przejdzie pozytywną weryfikację, zostanie „oddane” w ręce klienta. Mógłby to być już koniec współpracy, ale warto wspomnieć o jeszcze jednym punkcie, jakim jest rozwój oprogramowania.
Ciągłe doskonalenie i adaptacja systemu
W miarę jak firma się rozwija, zmieniają się jej potrzeby i możliwości. Również system IT powinien podążać za tymi zmianami, dopasowywać się do nich. Dlatego większość programistów i projektantów oferuje również utrzymanie i rozwój oprogramowania. Korzystając z takiej usługi, można zyskać natychmiastową pomoc w razie jakichkolwiek problemów, a także sukcesywnie modyfikować podstawowe założenia, aby na bieżąco aktualizować oprogramowanie.
Rozwój nie oznacza tylko poprawiania błędów – to również dodawanie nowych funkcji, integracja z kolejnymi systemami, optymalizacja wydajności czy dostosowanie do zmieniających się przepisów prawnych. W przypadku firm działających w branżach podlegających regulacjom, takich jak finanse czy medycyna, stałe wsparcie techniczne jest wręcz niezbędne.
Nie jest to usługa obowiązkowa, aczkolwiek biorąc pod uwagę, jak dużą inwestycją jest zaprojektowanie systemu IT, często zaleca się kontynuowanie współpracy w celu osiągania coraz lepszych efektów. Firmy, które regularnie inwestują w rozwój swoich systemów, mają przewagę konkurencyjną – ich narzędzia są zawsze aktualne, bezpieczne i dopasowane do bieżących wymagań rynku.