Jednolity Plik Kontrolny a SAP – jak wdrożyć? Co warto wiedzieć?

Jednolity Plik Kontrolny? Co to takiego? Czy Twoją firmę obejmuje ten obowiązek, a jeśli tak, to od kiedy? I co to właściwie oznacza dla Twojego przedsiębiorstwa? Jak przygotować się, by z nowym obowiązkiem poradzić sobie bez przeszkód?

Czas na zmiany

W ostatnim czasie w przepisach prawnych dotyczących przedsiębiorstw zaszły istotne zmiany, związane z wprowadzeniem tak zwanego Jednolitego Pliku Kontrolnego. Jak w przypadku każdego świeżego przepisu, może minąć trochę czasu, nim odpowiednie podmioty przyzwyczają się do nowych obowiązków. Nie ulega wątpliwości, że Jednolity Plik kontrolny to nowość, także dla SAP, może więc nastręczyć pewnych trudności wdrożenie go w swojej firmie.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny to posiadający ustandaryzowany układ i format zbiór danych, który tworzą systemy informatyczne danego podmiotu gospodarczego za pomocą bezpośredniego eksportu owych danych. Ale o jakich danych tu właściwie mowa? Otóż chodzi o informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. Standaryzacja do formatu XML ma na celu umożliwienie bezproblemowego przetwarzania owych informacji.

Jednolity Plik Kontrolny składa się z siedmiu struktur, które swoim zakresem obejmują najistotniejsze księgi podatkowe i księgowe dowody. Pierwsza z tych struktur to księgi rachunkowe. Drugą jest wyciąg bankowy. Następnie kolejno magazyn, ewidencje zakupu i sprzedaży, faktury VAT, podatkowa księga przychodów i rozchodów, i wreszcie ewidencja przychodów. Dane te na żądanie odpowiednich organów udostępnia się na informatycznym nośniku lub przesyła z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Kogo dotyczy JPK?

Obowiązek raportowania księgowych danych w formacie JPK wprowadzono artykułem 193a ordynacji podatkowej. Obowiązuje on – przynajmniej w częściowym zakresie – od 1 lipca 2016 roku. A dlaczego w częściowym zakresie? Otóż powinność ta dotyczy jedynie podmiotów prowadzących poszczególne struktury z pomocą programu komputerowego.

Warto uściślić, że programem komputerowym w tym rozumieniu są nie tylko wyspecjalizowane programy przeznaczone ściśle do prowadzenia księgowości i wystawiania faktur. To pojęcie obejmuje też klasyczne edytory takie jak MS Excel, jeżeli tylko podmiot posługuje się nimi w takim celu.

Nie wszystkie grupy przedsiębiorców zostały od razu objęte obowiązkiem raportowania owych danych w JPK. Jest on wprowadzany stopniowo, etapami. Od wspomnianego 1 lipca 2016 roku obejmuje tylko dużych przedsiębiorców. Mniejszych ta konieczność obejmie nieco później.

Na razie, od 1 stycznia 2017 roku, muszą jedynie co miesiąc przekazywać jedną ze wspomnianych wcześniej siedmiu struktur JPK – chodzi tu mianowicie o ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Mikro przedsiębiorcy nawet i tego jeszcze nie muszą robić – dopiero od 1 stycznia 2018 roku i oni będą zmuszeni do tego obowiązku. Jeśli jednak chodzi o zobowiązanie przekazywania plików JPK na żądanie organów KAS, średnich, małych i mikro przedsiębiorstw będzie to dotyczyć od jeszcze później, bo od 1 lipca 2018.

różnorakie monety

Dlaczego wprowadzono Jednolity Plik Kontrolny?

Jakie przyczyny stały za wprowadzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego? Nie jest to przecież jakiś nieuzasadniony kaprys naszego rządu. Podobne rozwiązanie wprowadzono już wcześniej w wielu krajach Unii Europejskiej, takich jak chociażby Wielka Brytania, Niemcy, Austria, Dania czy Belgia. Tak ogólnoeuropejski trend prawny nie może się przecież brać znikąd. Skoro owa prawna innowacja jest wprowadzana w coraz to kolejnych państwach, to musi ona iść w parze z konkretnymi, wymiernymi korzyściami.

Przede wszystkim chodzi tu o korzyści dla administracji państwowej, która dzięki Jednolitemu Plikowi Kontrolnemu zyskuje skuteczne narzędzie, pozwalające ujednolicić procedury kontrolne, co daje możliwość sprawniejszego przeprowadzania kontroli i szeroko pojętych czynności sprawdzających. Dzięki JPK dane są przejrzyście uporządkowane, co pozwala na szybkie wychwycenie nieprawidłowości, takich jak chociażby unikanie opodatkowania czy puste faktury. Z pustą fakturą mamy do czynienia, gdy podatnik wystawia fakturę VAT, nie odzwierciedlającą stanu rzeczywistego. Z pomocą JPK państwo może teraz ukrócić ten proceder.

Jednak nie tylko administracja odnosi korzyści z Jednolitego Pliku Kontrolnego. Również dla podatników jest on pewnego rodzaju udogodnieniem. Należy tu wymienić przede wszystkim znaczne skrócenie czasu kontroli, dzięki czemu staje się ona mniej uciążliwa – w wielu przypadkach przekazanie pliku z danymi odbywa się w ramach czynności sprawdzających, po których kontroli u podatnika już się nie wykonuje. Podatnicy dostają też tym sposobem do rąk narzędzie pozwalające im monitorować pracę służb księgowych.

Dodatkowe plusy? Z pewnością trzeba tu wspomnieć o odejściu od wydruków na papierze. Nie są już one konieczne, a to skutkuje naturalnie nie tylko przyśpieszeniem czasu, ale i ograniczeniem kosztów całego procesu. Oczywiście jest to też rozwiązane bardziej ekologiczne.

Czym jest SAP?

Wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego może być pewnego rodzaju wyzwaniem dla tych przedsiębiorców, którzy korzystają z SAP. Ale o czym właściwie mowa? Ściśle mówiąc, SAP SE jest niemieckim przedsiębiorstwem informatycznym, jednak używając nazwy SAP, zwykle mamy na myśli stworzone przez tę firmę komercyjne oprogramowanie typu ERP (Entrprise Resource Planning).

Jest to zestaw aplikacji pozwalających na kompleksowe zarządzanie firmą – ułatwiają one gromadzenie, analizę i wykorzystywanie określonych informacji w taki sposób, by podejmować korzystne dla prowadzonej działalności decyzje. W tym kontekście „kompleksowe zarządzanie” oznacza oczywiście wszechstronność tego oprogramowania, które obsługuje tak kluczowe dla prowadzenia przedsiębiorstwa dziedziny jak finanse, logistyka czy zarządzanie zasobami ludzkimi.

Jak wdrożyć Jednolity Plik Kontrolny w SAP?

Wdrażanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla przedsiębiorców korzystających z SAP powinno odbywać się stopniowo. Najlepiej podzielić ten proces na etapy. Po zorientowaniu się, od kiedy daną firmę będzie obowiązywał obowiązek generowania JPK, trzeba dokonać analizy procedur oraz systemów pod kątem dostępności wymaganych danych.

Jeśli pojawią się w tych danych jakieś braki, trzeba odpowiednio dostosować systemy i procedury. Następnym krokiem będzie implementacja narzędzia do generowania JPK i jego właściwe dopasowanie – takie narzędzie często oferują firmy, zajmujące się wdrożeniami informatycznych systemów ERP. Na koniec trzeba jeszcze oczywiście przetestować, czy generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego odbywa się poprawnie, żeby nie było jakichś nieprzyjemnych niespodzianek, gdy już będziemy przystępować do raportowania na poważnie.

Udostępnij