Większość firm, zarówno tych mniejszych, jak i większych, poszukuje specjalistów do obsługi finansowej przedsiębiorstwa. Korzystanie z usług zewnętrznych księgowych zapewnia prawidłowe funkcjonowanie firmy i porządek w dokumentacji. Jak więc wybrać odpowiednie biuro rachunkowe dla mikroprzedsiębiorców i spółek?
- Zakres usług biur rachunkowych
- Kompetencje księgowych w biurach rachunkowych
- Księgowość tradycyjna czy księgowość online?
Zakres usług biur rachunkowych
Podczas wyboru odpowiedniego biura rachunkowego pierwszoplanową kwestią jest zakres oferowanych usług. Warto szczegółowo zweryfikować, co konkretnie proponują firmy księgowe — ma to znaczenie zarówno dla mikroprzedsiębiorców, jak i spółek o bardziej rozbudowanej strukturze. Dla niektórych firm wystarczające będzie, że biuro w zakresie obowiązków ma jedynie uproszczoną księgowość, większe spółki natomiast będą wymagały od specjalistów pełnej księgowości i na to przede wszystkim należy zwrócić uwagę.
Wiele osób prowadzących własną działalność gospodarczą decyduje się na samodzielną księgowość, jeśli oczywiście mają na to czas i wiedzą, jak wszystko rozliczać. Wśród usług z zakresu uproszczonej księgowości wyróżnia się głównie:
- księgę przychodów i rozchodów
- kartę podatkową
- ryczałt ewidencjonowany
Jeżeli chodzi o pełną księgowość, usług tych jest znacznie więcej i zazwyczaj korzystają z nich spółki. Biura rachunkowe zajmują się w ich przypadku ewidencją przychodów i kosztów, ewidencją majątku i źródeł finansowania, inwentaryzacją majątku, czy sprawozdaniami finansowymi. Zakres obowiązków jest często znacznie większy i obejmuje również doradztwo podatkowe, które pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach i optymalizować obciążenia fiskalne.
Niektóre biura księgowe oferują także doradztwo rachunkowe oraz biznesowe i outsourcing kadrowo-płacowy. Tego typu kompleksowa obsługa sprawdza się szczególnie dobrze w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach, gdzie potrzebna jest nie tylko bieżąca ewidencja, ale też strategiczne wsparcie w zakresie planowania finansowego.
Kompetencje księgowych w biurach rachunkowych
Równie newralgiczną kwestią są kompetencje księgowych zatrudnionych w biurach. Należy więc sprawdzić wiedzę, ale i doświadczenie osób, które świadczą usługi rachunkowe. Chociaż obecnie biuro podatkowe prowadzić może każdy, warto dopytać o to, czy wybrana firma ma stosowne certyfikaty, zezwolenia, a przede wszystkim polisę od odpowiedzialności cywilnej. Takie ubezpieczenie chroni klienta na wypadek ewentualnych pomyłek księgowych, które mogą skutkować karami finansowymi lub problemami z urzędami.
Poszukując biura warto popytać wśród znajomych, czy mogą kogoś polecić. Wiele informacji można znaleźć także w Internecie, gdzie zamieszczane są opinie na temat konkretnych firm rachunkowych. Lepiej zaufać biurom, które posiadają już kilkuletnie doświadczenie na rynku, niż tym, które dopiero zaczynają taką działalność. Doświadczenie i bycie na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami jest w przypadku księgowości bardzo istotne — regulacje podatkowe i rachunkowe aktualizują się niemal co roku, a błąd wynikający z nieznajomości zmian może prowadzić do przykrych konsekwencji.
Warto również zwrócić uwagę na specjalizację biura. Jeśli prowadzimy firmę w określonej branży, lepszym wyborem będzie biuro, które ma doświadczenie z podobnymi klientami i zna specyfikę naszego rodzaju działalności.
Księgowość tradycyjna czy księgowość online?
W przypadku księgowości podstawowe znaczenie ma sposób przekazywania, ale i przechowywania dokumentów. Coraz więcej biur rachunkowych świadczy dziś nie tylko tradycyjną księgowość, ale i online, co jest sporym udogodnieniem dla klientów. Dokumenty można przesyłać pocztą elektroniczną, a nie jeździć z nimi osobiście, co jest oszczędnością czasu, ale i wygodą.
Księgowość online umożliwia również stały dostęp do platformy, na której widoczne są bieżące rozliczenia, deklaracje, dokumenty źródłowe czy przeterminowane zobowiązania. Przedsiębiorca w każdej chwili może zalogować się do systemu i sprawdzić stan swoich finansów bez konieczności telefonowania do biura.
Wiele biur prowadzi także archiwizację dokumentacji, co przydaje się w sytuacjach ekstremalnych, np. gdy zostaną zniszczone lub zgubione. Taka usługa pozwala na uniknięcie kar finansowych, ale i stały dostęp do dokumentów z różnych lat. Archiwizacja w chmurze daje pewność, że nawet w razie awarii sprzętu lub zalania biura dokumenty pozostaną bezpieczne i łatwe do odtworzenia.
Przy wyborze biura rachunkowego warto także sprawdzić, czy oferuje ono dedykowanego opiekuna klienta, który będzie stale dostępny dla przedsiębiorcy i odpowie na bieżące pytania dotyczące rozliczeń. Osobisty kontakt, nawet w przypadku księgowości online, jest często decydującym czynnikiem wpływającym na komfort współpracy i skuteczne zarządzanie finansami firmy.